STANDARD OPERATING PRODUCE (SOP)
A. PENGERTIAN
SOP merupakan rangkaian tata pelaksanaan kerja yang diatur secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Berikut beberapa istilah lain terkait SOP yang perlu di ketahui :
1. Standar Prosedur Operasi (SPO) : biasanya digunakan pada bidang perkebunan
2. Prosedur Operasi Standar (POS) : biasanya digunakan pada bidang keagaman
3. Standar Opersional Baku (SOB) : biasanya digunakan pada bidang industri
4. Prosedur Tetapa ( Protap) : istilah umum dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian
B. TUJUAN PENYUSUNAN SOP
Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut :
1. Karyawan dapat bekerja konsisten pada setiap unit kerjanya.
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam organisasi atau perusahaan yang benar.
3. Memperjelas alur kerja, wewenang, dan tanggungjawab setiap karyawan.
4. Melindungu perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya organisasi.
5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
C. FUNGSI SOP
Sebagai acuan kerja, SOP mempunyai aturan kerja sebagai berikut :
1. Memperjelas dan memperlancar pekerjaan dari unit kerja sesuai prosedur kerja.
2. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak tergantung pada pimpinan.
3. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam melaksanakan tugas.
4. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa yang harus dikerjakan tanpa harus ada itervensi dari pimpinan.
5. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaa.
6. Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan.
7. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi.
D. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
a. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
b. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
a. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
b. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
a. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
a. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.
b. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.
E. PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1.Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.
2.Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.
3.Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
4.Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.
5.Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya.
6.Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.
7.Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8.Prinsip kepastian hukum, berarti SIP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.
9.Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.
F. TEKNIK PENYUSUNAN
1. Membentuk tim dan kelengkapannya.
2. Memberikan pelatihan untuk anggota.
3. Sosialisasi SOP ke seluruh unit.
G. PRINSIP PENERAPAN SOP
1. Efisien
2. Konsisten
3. Komitmen
4. Mengikat
5. Perbaikan bdrkelanjutan
6. Memiliki peran penting
7. Terdokumentasi
H. FORMAT SOP
Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.
Faktor-faktor yang digunakan sebagia pedoman dasr penentuan format penyusunan SOP di perusahaan.
Faktor- faktor tersebut adalah:
1. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur.
2. Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
3. Penentuan pelaksana SOP.
4. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu.
Simbol-simbol standar yang biasa digunakan dalam bagan alir dokumen, antara lain :
Flow Direction Symbol
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan seimbol yang lain. Simbol ini disebut connecting line
Terminator Symbol
Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan
Connector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar/halaman yang sama.
Proccesing Symbol
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Symbol Manual Operation
simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh computer
Simbol Decision
Simbol pemilihan proses berdasakan kondisi yang ada
Simbol Input-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jeni peralatannya
Simbol Manual Input
Simbol untuk pemasukan data secara online keyboard
Simbol Preparation
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan didalam storage
Simbol Predefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prodsedur
Simbol Display
simbol untuk menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
Simbol disk and online storage
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk
Simbol magnetik tape unit
simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik
Simbol Punch Card
Simbol yang menyatakan bahwa kartu atau output berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu
Simbol Dokumen
Simbol yang digunakan untuk menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuki kertas atau output dicetak ke kertas.
Manfaat membaca buku untuk kesehatan :
1. Stimulasi mental
2. Menurunkan sters
3. Menambah pengetahuan
4. Perluasan kosakata
5. Peningkatan memori
6. Kemapuan menganalis lebih kuat
7. Meningkatkan fokus dan konsentrasi
8. Kemampuan menulis lebih baik
9. Ketengan
10. Hiburan gratis
DAFTAR PUSTAKA
http://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-sop-standar-operating.html?m=1
http://googleweblight.com/?lite_url=http://hellosekolahku.blogspot.com/2016/08/prinsip-penyusunan-sop.html?m%3D1&ei=UTGqxorz&lc=en-ID&s=1&m=874&host=www.google.co.id&ts=1511488610&sig=ANTY_L3Y_IkC2GUUMl44ItwaAjak8NSurQ
http://googleweblight.com/?lite_url=http://www.pro.co.id/kegunaan-dan-fungsi-simbol-simbol-flowchart-pada-pembuatan-sistem/&ei=jIRoZNAE&lc=en-ID&s=1&m=874&host=www.google.co.id&ts=1511496565&sig=ANTY_L2TnD2f0FG78zFOXXGHvgm84ojOUw
A. PENGERTIAN
SOP merupakan rangkaian tata pelaksanaan kerja yang diatur secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Berikut beberapa istilah lain terkait SOP yang perlu di ketahui :
1. Standar Prosedur Operasi (SPO) : biasanya digunakan pada bidang perkebunan
2. Prosedur Operasi Standar (POS) : biasanya digunakan pada bidang keagaman
3. Standar Opersional Baku (SOB) : biasanya digunakan pada bidang industri
4. Prosedur Tetapa ( Protap) : istilah umum dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian
B. TUJUAN PENYUSUNAN SOP
Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut :
1. Karyawan dapat bekerja konsisten pada setiap unit kerjanya.
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam organisasi atau perusahaan yang benar.
3. Memperjelas alur kerja, wewenang, dan tanggungjawab setiap karyawan.
4. Melindungu perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya organisasi.
5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
C. FUNGSI SOP
Sebagai acuan kerja, SOP mempunyai aturan kerja sebagai berikut :
1. Memperjelas dan memperlancar pekerjaan dari unit kerja sesuai prosedur kerja.
2. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak tergantung pada pimpinan.
3. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam melaksanakan tugas.
4. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa yang harus dikerjakan tanpa harus ada itervensi dari pimpinan.
5. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaa.
6. Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan.
7. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi.
D. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
a. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
b. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
a. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
b. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
a. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
a. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.
b. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.
E. PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1.Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.
2.Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.
3.Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
4.Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.
5.Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya.
6.Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.
7.Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8.Prinsip kepastian hukum, berarti SIP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.
9.Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.
F. TEKNIK PENYUSUNAN
1. Membentuk tim dan kelengkapannya.
2. Memberikan pelatihan untuk anggota.
3. Sosialisasi SOP ke seluruh unit.
G. PRINSIP PENERAPAN SOP
1. Efisien
2. Konsisten
3. Komitmen
4. Mengikat
5. Perbaikan bdrkelanjutan
6. Memiliki peran penting
7. Terdokumentasi
H. FORMAT SOP
Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.
Faktor-faktor yang digunakan sebagia pedoman dasr penentuan format penyusunan SOP di perusahaan.
Faktor- faktor tersebut adalah:
1. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur.
2. Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
3. Penentuan pelaksana SOP.
4. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu.
Simbol-simbol standar yang biasa digunakan dalam bagan alir dokumen, antara lain :
Flow Direction Symbol
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan seimbol yang lain. Simbol ini disebut connecting line
Terminator Symbol
Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan
Connector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar/halaman yang sama.
Proccesing Symbol
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Symbol Manual Operation
simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh computer
Simbol Decision
Simbol pemilihan proses berdasakan kondisi yang ada
Simbol Input-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jeni peralatannya
Simbol Manual Input
Simbol untuk pemasukan data secara online keyboard
Simbol Preparation
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan didalam storage
Simbol Predefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prodsedur
Simbol Display
simbol untuk menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
Simbol disk and online storage
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk
Simbol magnetik tape unit
simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik
Simbol Punch Card
Simbol yang menyatakan bahwa kartu atau output berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu
Simbol Dokumen
Simbol yang digunakan untuk menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuki kertas atau output dicetak ke kertas.
Manfaat membaca buku untuk kesehatan :
1. Stimulasi mental
2. Menurunkan sters
3. Menambah pengetahuan
4. Perluasan kosakata
5. Peningkatan memori
6. Kemapuan menganalis lebih kuat
7. Meningkatkan fokus dan konsentrasi
8. Kemampuan menulis lebih baik
9. Ketengan
10. Hiburan gratis
DAFTAR PUSTAKA
http://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-sop-standar-operating.html?m=1
http://googleweblight.com/?lite_url=http://hellosekolahku.blogspot.com/2016/08/prinsip-penyusunan-sop.html?m%3D1&ei=UTGqxorz&lc=en-ID&s=1&m=874&host=www.google.co.id&ts=1511488610&sig=ANTY_L3Y_IkC2GUUMl44ItwaAjak8NSurQ
http://googleweblight.com/?lite_url=http://www.pro.co.id/kegunaan-dan-fungsi-simbol-simbol-flowchart-pada-pembuatan-sistem/&ei=jIRoZNAE&lc=en-ID&s=1&m=874&host=www.google.co.id&ts=1511496565&sig=ANTY_L2TnD2f0FG78zFOXXGHvgm84ojOUw
Komentar
Posting Komentar