Jenis dan bentuk Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, Surat Dinas adalah Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

A. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
• Dan lain-lain.

B. Inilah ciri-ciri surat dinas

Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
• Adanya nomer surat dan lampiran.
• Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
• Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
• Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

C. Syarat untuk surat dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

D. Bagain surat dinas

Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti bawah ini:

1. Kop Surat atau kepala surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama

Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

BENTUK – BENTUK SURAT LENGKAP

1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

Pada surat bentuk lurus penuh atau Full Block Style, penulisan bagian – bagian surat semuanya dimulai dari kiri. Untuk ukuran batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).

2. Bentuk lurus (Block Style)

Bentuk surat lurus atau Block Style pada dasarnya mirip dengan bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan juga nama jabatan yang diketik di sebelah kanan atas.

3. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

Bentuk surat setengah lurus atau Semi Block Style adalah campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan bagian isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.

4. Bentuk lekuk (Indented Style)

Bentuk surat lekuk atau Indented Style pada dasarnya hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya perbedaanya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.

Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua serta seterusnya dimulai dengan menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan diketik disebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk kedalam sebanyak lima hentakan.

5. Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk surat menggantung atau yang juga dikenal sebagai Hanging Paragraph Style pada pengetikannya pada baris pertama setiap alinea diketik disebelah kiri, kemudian baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea.

  

6. Bentuk resmi (official Style)

Bentuk surat resmi atau official Style  ini memang sering dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Untuk penulisan alamat diketik di sebelah kanan sedangkan di bagian kiri diketik nomor, lampiran dan perihal.

Demikian, penjelasanya mengenai Surat Dinas Resmi. Semoga dapat bermanfaat.